Iedereen aan het werk vanuit huis. Leidinggeven op afstand. Dit scenario is opeens in rap tempo realiteit voor veel organisaties. Het vraagt écht om een andere leiderschapsstijl. In dit artikel lees je tips voor succesvol leidinggeven op afstand.

Van controle naar vertrouwen

Als jouw team inclusief jijzelf op afstand werkt, kun je niet langer terugvallen op snelle afstemming bij de koffieautomaat en het op de werkvloer controleren van je medewerkers. Leidinggeven op afstand vraagt om loslaten van die controle en erop leren vertrouwen dat je teamleden zelfstandig én samen aan de slag gaan om te doen wat nodig is. Het vraagt erom dat je jezelf meer als de leiders van zelfsturende teams opstelt. Deze leiders:

  • zijn bereikbaar voor hun team en trekken veel extra tijd uit om afstemming en verbinding tussen teamleden te creëren;
  • bouwen aan goede relaties met hun teamleden én tussen de teamleden, zodat deze onderlinge talenten kennen en kunnen benutten;
  • stellen zich in dienst van het team, in plaats van te sturen op hoe het werk gedaan moet worden;
  • faciliteren het team met de juiste middelen zoals toegang tot online informatie en geven ruimte om vragen te stellen en hulp in te roepen;
  • stellen – samen met het team – heldere kaders en resultaatafspraken op waarbinnen het team en de individuele teamleden de ruimte krijgen om zelf te beslissen over hoe ze het werk doen.

Stel duidelijke doelen en verwachtingen

Werken op afstand vraagt nog meer dan anders om duidelijke doelen en afspraken over de verwachtingen die je hebt van je teamleden. Taken én relaties moeten actief gemanaged worden. Daar is geen standaard voor. De context waarin het team werkt en de individuele wensen en behoeften van je teamleden bepalen jouw leiderschapsstijl. Het vraagt in elk geval flexibiliteit van jou.

Maak individuele afspraken

Mensen reageren verschillend op de situatie waarin ze op afstand moeten werken. Sommigen menen te moeten bewijzen dat ze net zo hard werken als op kantoor. Daar ligt gevaar op de loer dat mensen over hun grenzen gaan. Anderen vinden zelfstandig en vanuit huis werken lastig en ervaren mogelijk ook praktische belemmeringen zoals de thuissituatie. Of ze missen de structuur die ze ontlenen aan de dagelijkse kantoorgang en collega’s om zich heen.

Wees je bewust dat iedereen anders reageert en stem samen met je medewerker af wat deze nodig heeft om het werk te kunnen doen. Legt een medewerker de nadruk op alles wat ontbreekt om het werk goed te kunnen blijven uitvoeren? Bekijk of je deze medewerker kunt helpen inzien waar deze zelf invloed op heeft. Meestal is dat meer dan op het eerste oog lijkt. Het gaat erom dat mensen eigen verantwoordelijkheid nemen en hulp vragen bij zaken die ze niet zelf kunnen realiseren.

Wees je ervan bewust dat een omschakeling van werksituatie een verminderde productiviteit met zich meebrengt en extra inspanning vraagt van mensen én ook van jouzelf. Online werken is intensiever door de extra afstemming onderling die nodig is. Je loopt niet zo makkelijk even naar de koffieautomaat of een bureau van een collega en er ligt een hogere drempel om dingen te vragen als je daarvoor de telefoon moet pakken. Bespreek dit onderling en maak daar goede afspraken met elkaar over.

Het is belangrijk dat jij hier als leider oog voor hebt en dat je inschat en bespreekt wat mensen nodig hebben van jou. Stap in elk geval niet in de controle valkuil. De meeste mensen zijn van goede wil om hun resultaten te blijven halen, ook als ze dit in hun eigen thuisomgeving moeten doen.

Maak afspraken over bereikbaarheid

Zorg dat je bereikbaar bent voor je team en maak hierover afspraken. Jouw rol verandert mogelijk omdat je gewend bent om je mensen te zien en de voortgang van het werk fysiek te kunnen checken. Onderdruk de neiging om mensen te gaan controleren hoever ze zijn. Ondervang dit door duidelijke afspraken over het resultaat dat je verwacht, eventueel in deelopleveringen. Geef het tijd en focus je op de contactmomenten met je mensen zoals jullie die hebben afgesproken.

Het is van belang dat mensen ook hun rust kunnen nemen. Is er minder werk? Of biedt het werk gelegenheid om dit wat flexibeler op te pakken, andere uren te werken, in verband met eveneens thuiswerkende partners of kinderen? Geef mensen ruimte. Dan nemen ze zelf hun verantwoordelijkheid, individueel en als team. Komt het team er niet uit of ontstaan er conflicten? Dan hak jij de knoop door. Zorg dat er altijd een escalatieniveau blijft en draag uit dat mensen bij je terecht kunnen als dat nodig is.

Online vergaderen: Korter maar vaker vergaderen

Je zult merken dat online vergaderen veel efficiënter gaat dan wanneer iedereen aan tafel zit, zeker als je vaker korte momenten met elkaar inlast.

De grotere afstand vraagt om meer tussentijds online contact. Naast formele contacten en vergaderingen is het ook van belang om informele momenten te plannen zoals samen de dag of de week starten, gezamenlijke lunch hangouts en vrijdagmiddagborrels online. Op die manier houden jullie de werksfeer en onderlinge binding ook beter vast. Laat het team dit vooral zelf verzinnen en geef hier ruimte voor.

Zorg dat jullie tijdens online vergaderingen eerst gezamenlijk inchecken: hoe zit iedereen erbij, zijn er bijzondere vragen, zorgen, of te vieren mijlpalen? Nodig iedereen echt uit om iets te delen. Maak met elkaar ook een rondje over wat iedereen gaat doen en wat mensen van jou en/of elkaar nodig hebben. Doe in de volgende meeting een follow up en maak weer nieuwe afspraken en vervolgacties.

Tenslotte

Zorg dat je ondanks de afstand zichtbaar blijft als mens. Kortom: realiseer je dat je niet voor alles een kant en klare oplossing hoeft te hebben. Deel met je team jouw eigen zoektocht naar de juiste aanpak. Je stimuleert daarmee vertrouwen en eigen verantwoordelijkheid. Ook maak je duidelijk dat fouten maken en experimenteren is toegestaan.  Zie het als een ultieme manier om samen te leren om je aan te passen aan de complexe en snel veranderende omstandigheden.

Voor teams met een succesvolle leider op afstand is glashelder hoe hun werk bijdraagt aan het grotere geheel van de organisatie en dat versterkt hun motivatie om bij te dragen, te leren en zich te blijven ontwikkelen zodat ze het werk goed kunnen uitvoeren. En daar heb je ook in de toekomst veel aan!

>>>  Hulp nodig bij leidinggeven op afstand of andere leiderschapsvragen? Neem contact op.