Dit artikel gaat over timemanagement. Als leider komt er veel op je af en is je tijd beperkt.  Toch lijken sommige leiders daar minder last van te hebben dan anderen. Tijd dus om te kijken wat mogelijk is om meer grip op jouw tijd te krijgen. Lees vooral verder als je dit herkent: je rent en vliegt van afspraak naar afspraak en hebt het gevoel tijd te kort te komen. Aan het einde van de dag weet je eigenlijk niet meer goed wat je die dag hebt gedaan en de dag erna begint alles weer van voor af aan. Je krijgt steeds minder het idee dat je grip hebt op jouw agenda en vraagt je af hoe anderen dit toch doen. In dit artikel drie tips om een eind te maken aan tijdgebrek.

1. Geen focus

Tip 1 gaat over focus. Ga eens na: hoe vaak word jij onderbroken in je werk? Kun jij anderhalf uur ongestoord werken aan iets? En heb jij overzicht over wat je wilt doen op een dag? Zonder echte focus ben je vaak afgeleid, en verlies je kostbare tijd en energie. Het kost tijd om er weer in te komen als je bent gestoord. En zonder helder doel kom je ook niet op je bestemming, of pas na veel omzwervingen.

Het is een groot misverstand dat je als leider te allen tijde bereikbaar moet zijn voor alles. Wil jij echt alles weten en controleren? Je kunt sommige zaken echt overlaten aan je team. Vertrouwen i.p.v. controle geeft jou daarbij ook nog eens veel meer tijd om de dingen te doen die echt bij jou horen. Focus op die dingen die bij jou horen en laat de rest over aan je team. Check alleen periodiek of ze jouw hulp daarbij nodig hebben.

Komt je team toch voor veel vragen bij jou? Maak dan duidelijk aan jouw collega’s wanneer ze je kunnen storen en wanneer je ongestoord wilt werken. Zet af en toe de telefoon uit of op stil. Ook kun je je telefoon zo instellen dat je alleen specifieke telefoontjes of berichtjes ontvangt. Het is allang niet meer vanzelfsprekend dat iedereen op elk moment van de dag bereikbaar is. Het komt je concentratie en effectiviteit zeker ten goede als je blokken op je dag afgrendelt voor ongestoord werken.

Ook als team is het belangrijk om je focus te hebben op waar je mee bezig bent, en goede afspraken te maken over wie wat doet en wanneer iets af moet zijn. Overweeg om dagelijks even te checken waar jullie staan, wat de focus moet zijn van die dag en hou daarmee de vaart erin. Veel IT bedrijven doen dit al vanuit een Lean en Agile aanpak. En dit wordt ook steeds vaker door bedrijven buiten de IT sector toegepast.

Maak ook met jouw team gebruik van digitale hulpmiddelen zoals Trello of een andere tool om onderling projecttaken te beheren en te delen. En wat dacht je van één keer per week met het hele team lunchen en bijpraten? Zo hou je ook gelijk de sociale factor in jouw team op peil.

2. Uitstellen

Uitstellen van lastige klussen, lummelen of andere minder belangrijke dingen doen. Of dit echt een tijdsverlies oplevert daar zijn de meningen over verdeeld. Er zijn mensen die erbij zweren, omdat ze door hun uitstelgedrag wel allerlei andere klussen afwerken die anders toch blijven liggen. In het uitstelproces komen zij steeds taken tegen die aantrekkelijker lijken dan die ene uitgestelde klus. Mooi meegenomen als die toch ook even worden gedaan.

En bewust lummelen kan ook zeker inspiratie opleveren. Je krijgt er vaak weer nieuwe inzichten door. En wees eens eerlijk: hoe vaak verdwijnen actiepunten op je to do lijstje opeens als je ze maar lang genoeg uitstelt? Niet alle prioriteiten zijn ook echt belangrijk.

Maar anderen beweren dat je door uitstel van belangrijke maar lastige klussen je doelen niet gaat bereiken. En dat is natuurlijk echt tijdverlies. In dit geval is tijdgebrek dus een gebrek aan gewoon die dingen gaan doen die nodig zijn.

Dus kijk vooral nog eens kritisch naar je to do lijst en bepaal wat jouw prioriteiten zijn, en of ze terecht als prioriteit staan aangemerkt op dat lijstje. is dat het geval? Vat dan die koe bij de horens of… delegeer, zie punt 3 hieronder.

3. Taken van anderen doen

Dit herken je misschien ook: je bent al een uur met iets bezig waar je geen verstand van hebt, en waarschijnlijk ken je zelfs iemand die het sneller en beter kan dan jij. Maar je moddert toch wat aan. Waarom? Waarom doe je dingen die anderen beter en sneller kunnen? Vraag jij je regelmatig af of je wel met de juiste dingen bezig bent? En of je zaken kunt uitbesteden die je niet goed kunt (en ook niet wilt leren) en die anderen echt veel beter kunnen? Wat houdt je tegen? Is het jouw behoefte aan controle? Of heb je gewoon moeite om hulp te vragen?

Zelf las ik ergens over de 20 minuten regel. Die luidt: Als iets je langer dan 20 minuten kost om uit te zoeken hoe het werkt, dan is het tijd om uit te besteden aan iemand die er verstand van heeft.

Zo hou jij tijd over om die dingen te doen waar je goed in bent of die je echt wilt leren. In beide gevallen levert dat uiteindelijk de meeste tijdwinst op.

Tenslotte

Gebrek aan focus, uitstelgedrag, niet loslaten van controle of geen hulp kunnen vragen kunnen je veel tijd kosten.  De tijd die je kwijt bent met het lezen van dit bericht kan je veel tijd schelen, als je tenminste de tips ter harte neemt.

>> Effectiever worden als leider of als team? Neem dan direct contact met mij op!