tijdwinst_voor_leiders

Timemanagement voor leiders met tijdgebrek

Dit artikel gaat over timemanagement bij tijdgebrek. Herken je dit? Je loopt de hele dag te rennen en te vliegen en hebt het gevoel tijd te kort te komen. Het lijkt alsof iedereen er last van heeft. Het lijkt alsof er niets aan te doen is.  En toch denk ik dat dit wordt veroorzaakt door iets anders. In dit artikel drie mogelijke oplossingen voor jouw tijdgebrek en dat van jouw team.

1. Geen focus

Hoe vaak word jij onderbroken in je werk? Kun jij anderhalf uur ongestoord werken aan iets? En heb jij overzicht over wat je wilt doen op een dag? Zonder echte focus ben je vaak afgeleid, en verlies je kostbare tijd. Het kost tijd om er weer in te komen als je bent gestoord. En zonder helder doel kom je ook niet op je bestemming, of pas na veel omzwervingen.

Als het geen collega is die wat wil vragen, een mailtje dat binnenkomt, dan is het wel social media, met z’n  ontregelende functie van piepjes en rode bolletjes. Ze houden je af van focus op de dingen waar je mee bezig wilt zijn.

En ook als team is het belangrijk om je focus te hebben op waar je mee bezig bent, en goede afspraken te maken over wie wat doet en wanneer iets af moet zijn. Overweeg eens om dagelijks even te checken waar jullie staan, wat de focus moet zijn van die dag en hou daarmee de vaart erin. Veel IT bedrijven doen dit al vanuit een Lean en Agile aanpak. En dit wordt ook steeds vaker door bedrijven buiten de IT sector toegepast.

Maak ook met jouw team gebruik van digitale hulpmiddelen zoals Trello of een andere tool om onderling projecttaken te beheren en te delen.

2. Uitstellen

Uitstellen van lastige klussen, lummelen of andere minder belangrijke dingen doen. Of dit echt een tijdsverlies oplevert daar zijn de meningen over verdeeld. Er zijn mensen die erbij zweren, omdat ze door hun uitstelgedrag wel allerlei andere klussen afwerken die anders toch blijven liggen. In het uitstelproces komen zij steeds taken tegen die aantrekkelijker lijken dan die ene uitgestelde klus. Mooi meegenomen als die toch ook even worden gedaan.

En bewust lummelen kan ook zeker inspiratie opleveren. Je krijgt er vaak weer nieuwe inzichten door. En wees eens eerlijk: hoe vaak verdwijnen actiepunten op je to do lijstje opeens als je ze maar lang genoeg uitstelt? Niet alle prioriteiten zijn ook echt belangrijk. 

Maar anderen beweren dat je door uitstel van belangrijke maar lastige klussen je doelen niet gaat bereiken. En dat is natuurlijk echt tijdverlies. In dit geval is tijdgebrek dus een gebrek aan gewoon die dingen gaan doen die nodig zijn. 

Dus kijk vooral nog eens kritisch naar je to do lijst en bepaal wat jouw prioriteiten zijn, en of ze terecht als prioriteit staan aangemerkt op dat lijstje. is dat het geval? Vat dan die koe bij de horens of… delegeer, zie punt 3 hieronder.

3. Taken van anderen doen

Ken je dat: je bent al een uur met iets bezig waar je geen verstand van hebt, en waarschijnlijk ken je zelfs iemand die het sneller en beter kan dan jij. Maar je moddert toch wat aan. Waarom? Waarom doe je dingen die anderen beter en sneller kunnen? Vraag jij je regelmatig af of je wel met de juiste dingen bezig bent? En of je zaken kunt uitbesteden die je niet goed kunt (en ook niet wilt leren) en die anderen echt veel beter kunnen? Wat houdt je tegen? Is het jouw behoefte aan controle? Of heb je gewoon moeite om hulp te vragen?

Zelf las ik ergens over de 20 minuten regel. Die luidt: Als iets je langer dan 20 minuten kost om uit te zoeken hoe het werkt, dan is het tijd om uit te besteden aan iemand die er verstand van heeft.

Zo hou jij tijd over om die dingen te doen waar je goed in bent of die je echt wilt leren. In beide gevallen levert dat uiteindelijk de meeste tijdwinst op.

Tenslotte

Gebrek aan focus, uitstelgedrag, niet loslaten van controle of geen hulp kunnen vragen kunnen je veel tijd kosten.  De tijd die je kwijt bent met het lezen van dit bericht kan je veel tijd schelen, als je tenminste de tips ter harte neemt. 

 

>> Effectiever worden als leider of als team? Neem dan direct contact met mij op!

 

Over Petra Otten

Petra Otten is expert in leiderschaps-, team- & organisatieontwikkeling. Al ruim 20 jaar adviseert, traint en coacht zij professionals, teams en leidinggevenden. Sinds 2011 doet zij dit vanuit haar eigen organisatie inTouch HRM in Rotterdam. Haar aanpak is no-nonsens, to the point, nuchter en met humor. In haar werk combineert zij kennis en jarenlange ervaring op het gebied van HRM, bedrijfskunde, assessments en coaching die zij heeft opgedaan bij corporate organisaties als ING, PwC en Randstad, en bij organisaties in zorg en onderwijs. Petra gelooft dat als je doet waar je goed in bent én waar je hart ligt, dit leidt tot werkgeluk en duurzame inzetbaarheid.

Laat een reactie achter:

Bij het gebruik van deze website kan het zijn dat deze cookies plaatst voor bepaalde functies op de website. Meer informatie

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op "cookies toestaan" om u de best mogelijke browse-ervaring te bieden. Als u deze website blijft gebruiken zonder uw cookie-instellingen te wijzigen of als u hieronder op "Accepteren" klikt, stemt u daarmee in.

Sluiten