De competenties van de managerloze organisatie. Dit artikel is de derde in een drieluik over flexibel organiseren. Dit deel gaat over de competenties en overige randvoorwaarden.
In een overgangssituatie naar meer zelfmanagement in organisaties betekent dit voor de huidige managers niet direct het verlies van werk, maar eerder een shift in hun competenties en aanpak.
Benodigde competenties in de shift naar meer zelfmanagement
Voor managers:
- Meer luisteren i.p.v. zenden;
- Meer loslaten i.p.v. controleren;
- Meer transparantie i.p.v. politiek en verborgen agenda’s;
- Een meer coachende stijl, waarbij alleen op verzoek advies wordt gegeven door de manager;
- Een faciliterende rol i.p.v. een status/ego gerichte “baas” rol.
Voor de organisatie, en met name de directie van organisaties:
- Communicatie van en focus op een aansprekende missie, visie en strategie die het team kan vertalen naar concrete acties;
- Loslaten en vertrouwen op teamcapaciteiten;
- Ruimte geven aan medewerkers om onderling afspraken met elkaar te maken;
- Inzien dat zelfsturing niet hetzelfde is als volledig loslaten van controle;
- Transparantie creëren over de doelen én de resultaten (zonder zicht op de richting kan geen zelfmanagement plaatsvinden);
- Voor iedereen beschikbaar stellen van dezelfde systeemdata;
- Betrekken van medewerkers bij mogelijke knelpunten;
- Tijd (geduld en doorzettingsvermogen) om het gewenste zelfsturingsniveau te bereiken.
Voor de medewerkers in organisaties betekent meer zelfmanagement dat zij in staat moeten zijn om:
- Eigen verantwoordelijkheid te zetten tegenover vrijheid van handelen;
- Elkaar aan te kunnen spreken op gewenste resultaten en het nakomen van afspraken naar elkaar;
- Een samenwerkende houding ten opzichte van teamgenoten te hebben;
- Voor zichzelf kunnen opkomen als aan de randvoorwaarden/ afspraken niet wordt voldaan;
- Flexibiliteit en het kunnen omgaan met eventuele onduidelijkheid en onvoorspelbaarheid;
- Om kunnen gaan met toegenomen transparantie, d.w.z. dat eigen acties en resultaten ook zichtbaar worden voor iedereen (men kan zich niet verschuilen achter anderen of onduidelijke instructies).
Randvoorwaarden om een meer zelfsturende organisatie in te richten
Naast de bovenstaande competenties is het van groot belang dat organisaties beschikken over goede ICT oplossingen om data inzichtelijk te maken.
In een zelfsturende organisatie plant het team zelf alle taken en bepaalt op basis van de competenties en leerwensen van teamleden hoe taken verdeeld worden. Teamleden onderhandelen samen over randvoorwaarden. In plaats van met functies werkt de organisatie in rollen. Door bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan rollen te koppelen ontstaat een logische taakafbakening tussen medewerkers die een rol vervullen. Rollen worden door meerdere mensen ingevuld, voor zover dat noodzakelijk is voor het resultaat van de organisatie.
Het management zal vooral een faciliterende rol krijgen, en zorgt dat professionals kunnen bijdragen op basis van kennis, motivatie, denkkracht, betrokkenheid en flexibiliteit.
Het is noodzakelijk om op een andere manier naar beoordelen en belonen te kijken. Een belangrijk punt bij zelfsturing is tenslotte, dat individuele medewerkers een fair gevoel hebben bij hun beoordeling en beloning. Hun motivatie is niet direct gekoppeld aan veel geld verdienen, maar wel willen ze eerlijk behandeld worden. “Eerlijk” is niet hetzelfde als “hetzelfde als anderen”.
Als het team er niet samen uitkomt, is het nodig dat het conflict kan worden geëscaleerd. Maar dan niet aan een manager die het “overneemt”, maar een die het team consulteert en ondersteunt bij het te nemen besluit.
Conclusie
Zelfsturing heeft zo z’n voordelen. Het dient als antwoord op complexer en sneller veranderende omgevingen van organisaties. En het zorgt voor betrokken medewerkers. Betrokken medewerkers presteren beter en zijn minder vaak ziek. Ook kiest een nieuwe generaties eerder voor een organisatie waar zij zich kunnen verbinden aan de missie en een betekenisvolle rol kunnen spelen in hun werk voor een organisatie die er toe doet.
Zelfsturing en het creëren van een beweging naar een manager loze organisatie is, getuige de genoemde competenties niet voor iedere bestaande organisatie zonder meer weggelegd. Toch is enige vorm van invulling van de randvoorwaarden voor meer zelfsturing onontbeerlijk om als organisatie ook toekomstbestendig te blijven in de huidige ontwikkelingen. Bovendien lijkt het, dat de trend naar meer flexibilisering reeds is ingezet en organisaties hier niet meer aan ontkomen.
Een stapsgewijze aanpak, met ruimte voor zelfinitiatief maar ook voor ontwikkelen van leervermogen en ambitie van medewerkers, en waarbij lijnmanagement controle loslaat, is een goede start. Dit is eerder een proces van jaren, dan van maanden. De ambitie naar meer zelfsturing en betrokkenheid van medewerkers is een goede eerste stap.
Vrijblijvend advies
>> Aan de slag met flexibilisering van jouw team? Neem dan contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
